Arrangement en matière d’approvisionnement de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire pour des services d’enquête

Cette lettre d'intérêt remplace le numéro de la demande de soumissions :
525-16-SA-005/C; numéro de reference: PW-17-00768854.

Le point sur la consultation de l’industrie

Introduction

La présente a pour objet de faire le point sur la lettre d’intérêt (LI) dans laquelle était présenté un processus de consultation de l’industrie en vue de satisfaire aux besoins des services d’enquête de la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire (CPPM).

La CPPM souhaite remercier tous les fournisseurs ayant participé au processus de consultation de l’industrie. La rétroaction obtenue s’est avérée précieuse. Elle a permis à la CPPM d’ajuster ses exigences et de formuler une stratégie appropriée de demande de soumissions.

Les fournisseurs sont maintenant invités à présenter leurs réponses (soumissions sur la manière dont les critères de l’enquêteur sont respectés) à la présente mise au point s’ils souhaitent participer aux processus traditionnels d’approvisionnement concurrentiel subséquents.

Les réponses doivent être reçues d’ici le 11 septembre 2017 à 11 h 00 (heure avancée du Pacifique).

1. Contexte

La CPPM est un organisme quasi judiciaire indépendant de ressort fédéral, constitué par le Parlement du Canada en vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN). Agissant indépendamment du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC), elle a été créée pour permettre d’examiner les plaintes en lien avec la police militaire et d’enquêter sur celles-ci de façon objective et juste.

Notre mandat nous permet de promouvoir l’application des normes déontologiques les plus élevées concernant la conduite des membres de la PM dans l’exercice de leurs fonctions de nature policière, et de garantir l’intégrité des enquêtes menées par la police militaire.

Pour de plus amples renseignements concernant la CPPM, veuillez consulter le site http://www.mpcc-cppm.gc.ca/.

2. Objet

La CPPM publie la présente mise au point afin d’offrir aux fournisseurs la possibilité de comprendre les résultats de la consultation de l’industrie et de leur donner l’information nécessaire pour offrir leurs services au cours des processus traditionnels d’appel d’offres à venir.

Principes de consultation des fournisseurs de la CPPM

• Consultation précoce et transparente
• Égalité des chances
• Rigueur et gestion
• Absence de conflit d’intérêts
• Possibilité aux fournisseurs de se mettre en valeur
• Optimisation des ressources

La présente mise au point ne constitue pas une entente en vue d’éventuels achats, approvisionnements ou marchés. Une liste de fournisseurs qualifiés sera créée afin de participer aux processus traditionnels d’approvisionnement concurrentiel subséquents.

3. Le point sur la consultation de l’industrie

Dans le cadre du présent processus de consultation de l’industrie, la CPPM a consulté une vaste gamme d’éventuels fournisseurs. Elle a acquis une meilleure compréhension des services d’enquête pertinents disponibles sur le marché et de la façon dont ces services peuvent contribuer à améliorer la capacité de la CPPM à mener ses enquêtes.

Le processus de consultation de l’industrie a donné aux fournisseurs la possibilité :

a) d’être informés au sujet des domaines d’intérêt actuels et prévus, ainsi que des exigences de la CPPM;

b) de donner leurs commentaires afin d’aider la CPPM à préciser davantage ses exigences et de parfaire sa stratégie pour l’avenir.

Le processus de consultation de l’industrie est maintenant clos et la CPPM procédera à l’élaboration d’une stratégie d’approvisionnement qui répond à ses besoins organisationnels.

3.1 Constatations dégagées du processus de consultation de l’industrie

Exigences

Les fournisseurs ont généralement bien compris la description de l’exigence présentée par la CPPM. De précieux commentaires ont été formulés concernant les profils des critères d’évaluation technique employés par les enquêteurs. Certains critères nécessitaient plus de clarté, alors que d’autres pourraient être simplifiés, réduits, éliminés ou ajustés. La CPPM a mis à jour les documents sur ses exigences en tenant compte tous les commentaires formulés dans le contexte de ses besoins opérationnels.

Annexe A – Énoncé des travaux – Mis à jour et inclus en pièce jointe à titre de référence

Annexe B – Critères d’évaluation technique – Mis à jour

Annexe C – Entente de non-divulgation – Aucune modification

Annexe D – Contrôles/exigences en matière de sécurité des TI – Aucune modification

Annexe E – Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité – Aucune modification

Valeur estimative des services externes d’enquête

Bien que la valeur des services externes d’enquête varie d’une année à l’autre, les dépenses moyennes estimées de la CPPM au total varient de 200 000 $ à 300 000 $ par an. Les besoins relatifs aux enquêtes individuelles sont inférieurs à 89 600 $, et la plupart des besoins sont inférieurs au seuil de 25 000 $ (généralement excluant les dossiers d’intérêt public). En examinant les commentaires des fournisseurs, nous comprenons que le délai de réponse et le processus de détermination de l’admissibilité se traduisent pour eux par des investissements en temps et en argent. La CPPM est consciente du fait que les fournisseurs s’attendent à rentabiliser de tels investissements, et toute stratégie d’approvisionnement qui en découle doit en tenir compte.

Nature de chaque enquête respective

Bien que le processus d’enquête demeure semblable d’une enquête à l’autre, chacune d’entre elles est unique et présente des facteurs de succès qui lui sont propres, notamment :

• l’expérience requise;
• la connaissance du sujet et l’expertise en la matière;
• les intervenants concernés;
• le profil linguistique;
• l’emplacement géographique;
• les caractéristiques relatives à chaque affaire, y compris, mais sans s’y limiter, la nature des allégations, l’emplacement actuel des parties prenantes.

On craint qu’il soit difficile de rédiger un processus prédéterminé et efficace de répartition du travail tenant compte de tous les facteurs de succès précédemment mentionnés dans le cadre de tout arrangement en matière d’approvisionnement qui en découle avant de connaître quels sont les facteurs de succès de chaque besoin à venir en matière d’enquête.

Coût relatif à la formation

Chaque enquêteur doit recevoir une formation sur les enquêtes propre à la CPPM avant de pouvoir fournir de quelconques services d’enquête. La CPPM se veut respectueuse du temps investi par les fournisseurs et souhaite s’assurer que la formation qu’elle dispense aux enquêteurs des fournisseurs ne leur est fournie que s’il est raisonnable de s’attendre à ce que l’on doive recourir à leurs services pour combler les besoins à court ou à moyen terme. Il subsiste des inquiétudes quant au fait que la formation pourrait imposer un fardeau sur la CPPM tant en termes de temps que de coût et faire miroiter injustement aux fournisseurs la possibilité d’éventuels marchés.

Stratégie de demande de soumissions

Une stratégie de demande de soumissions doit tenir compte du fait que la plupart des fournisseurs de services dans la région concernée sont des cabinets de petite ou moyenne taille, et que le niveau d’effort consacré à répondre à toute éventuelle demande de soumissions doit être à la hauteur de la valeur de tout marché pouvant en découler.

Si l’on tient compte des besoins en matière de services externes d’enquête et de leur valeur, de la complexité relative du processus nécessaire pour impartir les tâches d’enquête sans connaître les besoins précis de l’enquête respective, et du temps ainsi que de l’argent que la CPPM doit investir dans la formation, il semble que le fait d’élaborer un instrument d’approvisionnement, par exemple un arrangement en matière d’approvisionnement conçu pour les approvisionnements en services beaucoup plus vastes, ne répondrait pas aux besoins de la CPPM pour le moment, et qu’un tel instrument pourrait susciter de faux espoirs chez les fournisseurs ou semer la confusion parmi eux.

Après un examen approfondi, les exigences de la stratégie d’approvisionnement visant l’acquisition de services d’enquête de la CPPM ont été ajustées afin de permettre la création d’un nombre optimal d’enquêteurs dans le bassin.

La CPPM comblera les besoins dont la valeur est inférieure aux seuils prévus dans l’Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA) en recourant aux processus de demande de soumission traditionnels, comme définis dans la politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), et ce, conformément aux pratiques commerciales généralement convenues, d’un appel d’offres en vue d’un marché proposé.

La CPPM tirera profit des travaux du processus de consultation de l’industrie. Elle aura recours aux documents sur les exigences figurant en pièce jointe et aux critères d’évaluation technique mettant en évidence les exigences de qualification minimale des enquêteurs comme base pour inviter, par courriel, les fournisseurs à présenter leurs propositions dans le cadre des demandes de services d’enquête individuels lors de processus concurrentiels à plus petite échelle.

4. Prochaines étapes:

Étape 1

Les fournisseurs souhaitant participer aux processus concurrentiels à venir doivent présenter, avant la date de clôture du 10 septembre 2017, les éléments suivants pour les enquêteurs qu’elles proposent :

• une version à jour de leur curriculum vitæ;
• une copie remplie de l’annexe B – Critères d’évaluation technique, démontrant dans quelle mesure le ou les enquêteurs proposés répondent aux exigences minimales;
• des renseignements relatifs aux cotes de sécurité;
• les coordonnées des fournisseurs.

Étape 2

Les enquêteurs proposés par le fournisseur seront évalués. S’ils répondent aux critères d’évaluation technique obligatoires, ils seront invités à prendre part à une séance de formation sur les enquêtes de la CPPM en priorité. La priorité de ce processus d’invitation sera établie à la discrétion de la CPPM et s’appuiera sur les besoins à venir en matière d’enquête, les facteurs de succès connexes précédemment mentionnés, et les impératifs opérationnels.

Étape 3

Les enquêteurs du fournisseur dont les compétences, l’expérience et les antécédents correspondent au caractère unique de l’enquête concernée seront invités, par courriel, à participer au processus concurrentiel traditionnel de petite envergure pour ce qui est des besoins dont la valeur est inférieure aux seuils prévus dans l’ALÉNA. Pour 2016-2017, le seuil prévu dans l’ALÉNA est de 89 600 $, et ce seuil est sujet à un ajustement périodique tous les deux ans. Les besoins dont la valeur est inférieure à 25 000 $ et qui sont conformes à la politique sur les marchés du CT peuvent être offerts à un fournisseur à la discrétion de la CPPM.

Remarque : Les exigences concurrentielles traditionnelles subséquentes peuvent comporter des critères d’évaluation additionnels.

Étape 4

La CPPM évaluera les réponses des fournisseurs invités et formulera une recommandation d’attribution de marché.

Étape 5

La CPPM peut renouveler périodiquement son processus de consultation de l’industrie en vue :

• de fournir des mises à jour ses fournisseurs actuels;
• d’informer les nouveaux fournisseurs éventuels des exigences du CPPM;
• d’actualiser ses connaissances du marché des services d’enquête.

5. Conditions

5.1. Nature de la mise à jour de la LI

Il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, mais plutôt d’une occasion pour les fournisseurs de présenter à la CPPM des enquêteurs qualifiés en vue des processus concurrentiels traditionnels à venir. La présente mise au point de la LI ne se traduira pas par l’attribution de quelque marché que ce soit. La présente LI ne donnera pas nécessairement suite à l’approvisionnement relatif aux services qui y sont relevés, puisque la CPPM se réserve le droit d’annuler ou de modifier l’une ou l’autre des exigences préliminaires figurant aux présentes.

5.2. Coûts associés aux réponses

La CPPM ne remboursera pas au fournisseur ou à ses représentants les frais généraux ou les dépenses liés à la participation aux activités de l’étape de la LI.

5.3. Traitement des réponses

• Utilisation des réponses : Les réponses seront officiellement évaluées et serviront de référence dans le cadre de processus concurrentiels traditionnels à venir. La CPPM examinera toutes les réponses reçues d’ici la date de clôture. Cependant, si elle le juge opportun, elle pourrait examiner les réponses reçues après la date de clôture.
• Équipe d’examen : Une équipe d’examen composée de représentants de la CPPM examinera les réponses reçues. La CPPM se réserve le droit de recourir à des consultants indépendants ou aux ressources gouvernementales dont elle dispose et qu’elle juge nécessaires pour examiner les réponses.
• Confidentialité : Les répondants doivent indiquer clairement les éléments de leur réponse qu’ils jugent être de nature exclusive ou confidentielle. La CPPM traitera ces renseignements de façon confidentielle, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.
• Activités de suivi : La CPPM évaluera les qualifications des enquêteurs proposés en fonction des critères d’évaluation technique. La CPPM peut, à sa discrétion, communiquer avec tout fournisseur afin de poser des questions supplémentaires ou d’obtenir des précisions sur un aspect quelconque d’une réponse.
• Les fournisseurs seront informés si le ou les enquêteurs qu’ils ont proposés répondent ou non aux critères minimaux d’évaluation technique.

5.4. Demandes de renseignements

La CPPM répondra aux demandes de renseignement par écrit ou en faisant parvenir des réponses à l’ensemble des fournisseurs potentiels. Les fournisseurs ayant des questions peuvent faire parvenir celles-ci à la greffière Jennifer Hohmann Wood, au numéro 613-947-5750, ou par courriel, à l’adresse jennifer.hohmannwood@mpcc-cppm.gc.ca.

Nous demandons aux fournisseurs d’éviter de communiquer directement avec le reste du personnel de la CPPM au sujet de leurs offres de services, car leur message sera acheminé vers la greffière.

6. Présentation des réponses

Les fournisseurs souhaitant répondre doivent se rapporter à l’annexe B – Critères d’évaluation technique, ainsi qu’aux documents publiés sur achatsetventes.gc.ca pour connaître les exigences propres aux présentations.

a) Lieu et moment de présentation des réponses : Les répondants doivent envoyer leur réponse par voie électronique à Jennifer.HohmannWood@mpcc-cppm.gc.ca, ou par télécopieur à (613) 947-5713 avant la date de clôture.

b) Responsabilité de livraison à temps : Chaque répondant est lui-même responsable de s’assurer que sa réponse est livrée à temps, dans le format approprié et au bon endroit, conformément aux exigences en matière de présentation.